Outsourcing IT czy własny informatyk?

Pytanie wraca w każdej firmie, która przekroczyła kilkanaście komputerów. Do tej pory sprawami technicznymi zajmował się właściciel albo najbardziej cierpliwy pracownik. Teraz zgłoszeń jest tyle, że ktoś musi się nimi zająć na poważnie.

Koszt — porównanie uczciwe, nie marketingowe

Porównania publikowane przez firmy IT zwykle zestawiają abonament z pełnym kosztem etatu i kończą wniosek na tym, że outsourcing jest tańszy. To uproszczenie. Przy pięćdziesięciu stanowiskach i rozbudowanej infrastrukturze własny informatyk potrafi wyjść korzystniej — pod warunkiem że ma pełne obłożenie.

Sedno leży w tym, ile realnej pracy jest do wykonania. W firmie z dwudziestoma komputerami i jednym serwerem informatyk na pełny etat przez znaczną część miesiąca nie ma zadań na swoim poziomie kompetencji. Firma płaci wtedy za dostępność, nie za pracę.

Kompetencje — najważniejsza różnica

Jedna osoba nie może być jednocześnie dobrym specjalistą od sieci, serwerów, bezpieczeństwa, sprzętu i systemów branżowych. Każdy informatyk ma obszary, które zna dobrze, i takie, w których działa metodą próbowania.

Przy współpracy z firmą zewnętrzną te obszary rozkładają się między kilka osób. Praktyczne znaczenie ma to przy zadaniach wykonywanych raz na kilka lat: migracji serwera, projekcie sieci w nowym lokalu, wdrożeniu kopii zapasowych po incydencie.

Ryzyka, o których warto pomyśleć zawczasu

Przy własnym etacie

• Urlop i choroba — na czas nieobecności firma zostaje bez wsparcia.
• Wiedza w jednej głowie — po odejściu pracownika często nikt nie wie, jak skonfigurowana jest infrastruktura.
• Brak drugiej opinii — decyzje techniczne nikt nie weryfikuje.

Przy outsourcingu

• Czas reakcji — informatyk w biurze reaguje natychmiast, firma zewnętrzna w czasie zapisanym w umowie.
• Znajomość specyfiki — zewnętrzny wykonawca potrzebuje czasu, żeby poznać procesy firmy.
• Zależność od dostawcy — dlatego dokumentacja i dostępy muszą zostawać w firmie.

Jak podjąć decyzję

Trzy pytania zwykle wystarczają. Ile godzin w miesiącu zajmują dziś sprawy techniczne? Czy w najbliższym roku planujecie większe zmiany w infrastrukturze? Co się stanie, gdy jedyna osoba znająca system odejdzie z firmy?

Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie to mniej niż osiemdziesiąt godzin, etat prawdopodobnie się nie zamortyzuje. Jeśli więcej i firma dalej rośnie — warto policzyć oba warianty na konkretnych liczbach.

Na co patrzeć przy wyborze dostawcy

• zakres zapisany w umowie, nie ustalony ustnie,
• czas reakcji na zgłoszenie i sposób jego liczenia,
• kto jest właścicielem dokumentacji i haseł,
• czy w abonamencie jest monitoring i kopie zapasowe,
• co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy.