Backup 3-2-1: jak zabezpieczyć dane firmy

Rozmowa o kopiach zapasowych w małej firmie zwykle wygląda tak samo. Pytamy, czy jest backup. Odpowiedź brzmi: tak, mamy dysk. Potem okazuje się, że dysk jest podłączony do tego samego komputera, na którym leżą dane, a ostatnia kopia wykonała się osiem miesięcy temu, bo program przestał się uruchamiać i nikt tego nie zauważył.

Zasada 3-2-1 powstała właśnie dlatego, że pojedyncza kopia zawodzi w najbardziej przewidywalny sposób. Jest prosta do zapamiętania i po wdrożeniu przestaje wymagać myślenia.

Co dokładnie oznacza 3-2-1

• Trzy kopie danych — oryginał plus dwie kopie. Nie trzy dyski w jednym komputerze, a trzy niezależne egzemplarze.
• Dwa różne nośniki — na przykład dysk w serwerze i drugi w urządzeniu sieciowym. Dwie kopie na dyskach tej samej serii, kupionych tego samego dnia, potrafią przestać działać w podobnym czasie.
• Jedna kopia poza siedzibą — w chmurze albo w innej lokalizacji. To ta kopia ratuje firmę po pożarze, zalaniu i kradzieży.

Dlaczego dysk zewnętrzny nie wystarcza

Dysk podłączony na stałe do komputera jest dla złośliwego oprogramowania takim samym celem jak dysk systemowy. Ransomware szyfruje wszystko, do czego ma dostęp — łącznie z kopią. Dysk odłączany po każdej kopii jest bezpieczniejszy, ale wymaga dyscypliny, której nikt nie utrzymuje przez rok.

Drugi problem to lokalizacja. Dysk leżący w tej samej szafie co serwer dzieli z nim los przy pożarze albo włamaniu. Dlatego jedna kopia musi fizycznie znajdować się gdzie indziej.

Od czego zacząć w firmie

Zaczynamy od dwóch pytań, które wyznaczają cały projekt. Pierwsze: ile danych firma może stracić — godzinę pracy, dzień, tydzień. Drugie: ile czasu może czekać na ich odtworzenie. Odpowiedzi decydują o częstotliwości kopii i o tym, gdzie muszą leżeć.

W biurze rachunkowym z ośmioma stanowiskami odpowiedź brzmi zwykle: nie więcej niż godzina i nie dłużej niż pół dnia przestoju. Z tego wynika kopia bazy co godzinę na urządzenie sieciowe, kopia dobowa do chmury i dodatkowa kopia przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.

Co obejmować kopią

• bazy programów księgowych, magazynowych i systemów branżowych,
• dokumenty na dyskach sieciowych i na stanowiskach użytkowników,
• pocztę firmową — także tę w chmurze,
• konfiguracje serwerów i urządzeń sieciowych.

Test odtworzenia — element, który wszyscy pomijają

Kopia, której nikt nigdy nie odtwarzał, jest założeniem, nie zabezpieczeniem. Widzieliśmy harmonogramy działające bez zarzutu przez dwa lata, z których nie dało się przywrócić bazy, bo program zmienił format zapisu.

Dlatego raz na kwartał wykonujemy próbne odtworzenie wybranych danych i zapisujemy, ile trwało. Ta liczba jest ważniejsza niż sam fakt istnienia kopii — mówi, na jak długi przestój firma jest naprawdę przygotowana.

Najczęstsze błędy

• Brak monitoringu — kopia przestaje się wykonywać, a nikt nie dostaje powiadomienia.
• Jedna lokalizacja — wszystkie egzemplarze w tym samym pomieszczeniu.
• Brak historii wersji — kopia nadpisywana codziennie nie pozwala wrócić do stanu z zeszłego tygodnia, gdy plik został uszkodzony wcześniej.
• Pominięte stanowiska — kopia obejmuje serwer, ale dokumenty na pulpitach użytkowników nie.

Wdrożenie 3-2-1 w małej firmie nie jest kosztowne ani skomplikowane. Kosztowne jest odtwarzanie danych, których nie ma.